Das Projektmanagement
In einem Projekt gibt es verschiedene Phasen. Diese umfassen im Wesentlichen die Initiierung eines Projekts, die Projektplanung, die Umsetzungsphase, die Zielerreichung sowie die Dokumentation und den Projektabschluss. Während der Umsetzung des Projekts muss der Projektmanager seine Kenntnisse besonders in den Bereichen Planung, Controlling und Reporting unter Beweis stellen. Aber auch die Kommunikation im Projekt mit allen Beteiligten steht mit an oberster Stelle.
Mindestens zwischen den einzelnen Projektphasen gibt es sogenannte Meilensteine. Diese werden bei der Erstellung des Projektplans definiert und terminiert. Unter definieren versteht man, welcher Projektstatus oder Entwicklungsfortschritt zu einem bestimmten Datum erreicht werden soll. Meilensteine werden aber auch in den einzelnen Projektphasen zwischen sogenannten Arbeitspaketen installiert. Dieses Vorgehen erleichtert das Erreichen kleinerer Ergebnisse im gesamten Projekt. Zudem dienen die Meilensteine als Projektstatus und unterstützen das Projektcontrolling im Hinblick auf Terminierungen.
Grundsätzlich können Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten im Projektmanagement Branchen übergreifend angewandt werden. Ich möchte nicht behaupten, dass ein Projektmanager aus der Baubranche die Kenntnisse für die Umsetzung eines Projekts in der Automobilbranche hat und somit alles genau planen und managen kann. Aber die Projektphasen und der Projektablauf sind nahe zu identisch. Somit wäre es theoretisch möglich, auch in anderen Branchen ohne spezifisches Fachwissen Projekte zu leiten. Dies setzt jedoch voraus, dass das Fachwissen von Mitglieder aus dem Projektteam zur Verfügung steht.
Verbunden mit dem Projektmanagement sind auch zahlreiche Begriffe und Verfahren, die sich im Laufe der Zeit sehr gut bewährt haben. Weltweit gibt es drei große Verbände, die diese Standards im Projektmanagement setzen. Mit mehr oder weniger interessanten Kursen können bei allen Organisationen anerkannte Zertifikate erworben werden.
- die PMP-Zertifizierung des Project Management Institute (PMI)
- die PRINCE2-Zertifizierung des Office of Government Commerce (OCG)
- die IPMA-Zertifizierung der International Project Management Association (IPMA)
Natürlich gibt es auch in Deutschland entsprechende Organisationen für Zertifizierungen. Allen voran die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.
Projektablauf
Einen Überblick des Projektablaufs anhand der Einbindung des magischen Dreiecks im Projektmanagement stellt die nachfolgende Grafik dar. Beginnend mit der Projektbeauftragung durch den Auftraggeber (auch PA – Projektauftraggeber) folgt die Planung. Die Projektplanung wird zunächst in den Ergebnisplan, also welche Ergebnisse und Ziele am Ende des Projekts erreicht werden sollen, sowie den Projektstrukturplan (auch PSP) unterteilt. Im Projektstrukturplan werden verschiedene Arbeitspakete definiert und spezifiziert. Im sehr beliebten Gantt-Diagramm wird der PSP auf einer Zeitleiste mit allen Arbeitspaketen und Meilensteinen optisch veranschaulicht und verschafft dem Projektmanager und dem Projektteam einen sehr guten Überblick über das gesamte Projekte.
Dreieck im Projektmanagement
Zum Teil des Projektcontrolling zählen unter anderem die Einhaltung der eingeplanten Resourcen und Kosten. Nun ist der Projektmanager gefragt. Durch Erfahrungen und Kenntnisse gilt es sämtliche Beteiligte im Projekt sorgfältig über den Projektstatus, mögliche Probleme, Risiken oder Differenzen sowie Ergebnisse zu informieren. Dabei ist aus organisatorischer Sicht darauf zu achten, dass der Informationsfluss zu den jeweiligen Projektbeteiligten stimmt.
Im Projektteam werden Verantwortlichkeiten für bestimmte Tätigkeiten und Ziele verteilt oder zugewiesen. Somit wird zum Beispiel eine gewisse Identifikation mit dem Projekt erreicht und stellt keine Last einzelner Teammitglieder dar. Die Vergabe von Verantwortlichkeiten an verschiedene Personen oder Spezialisten aus Fachbereichen hat auch die Minimierung des Risikos zur Folge. Dennoch müssen vom Projektmanager stets alle möglichen Risiken im Auge behalten werden, um bei Bedarf rechtzeitig eingreifen zu können und mögliche Korrekturen am Projektplan vorzunehmen.
Weitere Informationen und Definitionen zu den verschiedenen Begriffen rund um das Projektmanagement finden Sie in den KategorienDefinitionen und Glossar im Bereich “Beiträge” auf der linken Seite.
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